• ¿Qué es un calendario editorial?
• ¿Por qué es importante un calendario editorial?
• ¿Cuáles son los elementos clave de un software de calendario editorial?
• ¿Cuáles son las principales funciones de un calendario editorial?
• ¿Quién utiliza un calendario editorial y cuáles son sus funciones?
• ¿Cuáles son las ventajas de un calendario editorial?
• ¿Cómo es el flujo de trabajo de un calendario editorial?
• ¿Cómo mejoran las integraciones un calendario editorial?
• ¿Qué tipos de herramientas de calendario editorial existen?

¿Qué es un calendario editorial?

Un calendario editorial es indispensable para gestionar las complejidades de la publicación multiplataforma. Desde las redacciones y los equipos editoriales de revistas hasta las unidades de radiodifusión y los departamentos de comunicación corporativa, esta herramienta ayuda a planificar, organizar y hacer un seguimiento de los contenidos. Permite gestionarlo todo: desde las ideas para los artículos y la asignación de tareas hasta la publicación en diversas plataformas.

¿Por qué es importante un calendario editorial?

Con el creciente número de canales de comunicación y sus cambios, gestionar la distribución de contenidos a través de los canales no es tarea fácil. Un calendario editorial aporta las siguientes ventajas:

• Dominar el flujo diario de historias: Gestione las complejidades de la planificación de contenidos en una ubicación central y asegúrese de tener la combinación adecuada a lo largo del día.
• Vincule sus historias a estrategias más amplias: Alinee las historias individuales con los objetivos editoriales generales para asegurarse de que publica el artículo adecuado en el canal adecuado en el momento adecuado para la audiencia adecuada.
• Siga el progreso: Gestione cada paso del proceso de creación, las tareas individuales, identifique posibles retrasos y garantice una comunicación clara durante todo el ciclo de producción.

¿Cuáles son los elementos clave de un software de calendario editorial?

El software consta de varios elementos clave que trabajan juntos para agilizar la planificación y la producción. Exploremos cada uno de estos componentes en detalle.

Datos descriptivos:

• Titular/Slug: Identificador único para cada noticia
• Notas: Contexto adicional o instrucciones
• Datos relacionados con el evento: Detalles de fecha, hora y lugar
• Archivos adjuntos: Imágenes, documentos u otros archivos. Normalmente se trata de adjuntar información recibida con las invitaciones de prensa. La información debe almacenarse y enviarse a los destinatarios.

Metadatos:

• Estado del contenido: por ejemplo, en curso, listo para revisión
• Plazos y niveles de prioridad
• Información sobre el público destinatario
• Longevidad y relevancia para temas más amplios

Enlaces:

• Enlaces internos a contenidos relacionados o al CMS o DAM/MAM
• Referencias o fuentes externas

Contenido:

• Texto completo o resumen del contenido
• Mensajes clave o temas de debate

Tareas relacionadas:

• Asignaciones para los miembros del equipo
• Subtareas o hitos dentro del proceso de creación de contenidos

Información de programación:

• Fechas y horas de publicación en todas las plataformas
• Fechas de inicio y fin del ciclo de vida de los contenidos

¿Cuáles son las principales funciones de un calendario editorial?

Para las redacciones y los equipos de comunicación, el calendario editorial agiliza procesos como el seguimiento de historias y la creación de contenidos. Esto permite a los editores y directores revisar, aprobar y programar eficazmente las propuestas de artículos o ideas creativas colaterales. Entre sus usos clave se incluyen:

Lanzamientos de historias y seguimiento de ideas

• Captura y organiza las ideas: Registre todas las ideas y propuestas de historias para garantizar que nada se pierda.
• Mejore el proceso de ideación: Al almacenar y categorizar las ideas, su equipo puede revisar y refinar fácilmente las propuestas durante las reuniones editoriales.

Toma de decisiones editoriales

• Priorice estratégicamente: Concéntrese en las historias que se alinean con su visión editorial global y objetivos a largo plazo, asegurando que el contenido de alto impacto recibe la atención necesaria.
• Equilibrar el contenido: Evalúe continuamente su línea de historias diarias, haciendo ajustes en tiempo real para mantener una mezcla equilibrada de temas y formatos que atraigan y sirvan a los intereses de diversas audiencias.

Centro de información centralizado

• Reúna todo el material en un solo lugar para fomentar la colaboración y reducir el tiempo perdido en la búsqueda de recursos.
  Facilite la coordinación entre periodistas, editores, diseñadores y otras partes interesadas a través de un sistema unificado.

Calendario unificado

• Organice los plazos de entrega y publicación: Mantenga una visión clara de los plazos y fechas de publicación en todas las plataformas, evitando solapamientos y oportunidades perdidas.
• Disponibilidad: El calendario facilita la visualización de la disponibilidad del personal de su equipo y distribuye las asignaciones en consecuencia.

Gestión del flujo de trabajo de contenidos

• Seguimiento del progreso de la producción: Supervise el estado de cada pieza desde el inicio hasta la publicación, mejorando su capacidad para identificar posibles cuellos de botella y mantener un ritmo de publicación constante y consistente.

¿Quién utiliza un calendario editorial y cuáles son sus funciones?

• Editores y directores editoriales: Aprueban las propuestas, gestionan los calendarios, visualizan la estrategia de la redacción y supervisan los flujos de trabajo.
• Periodistas y reporteros: Controlan las propuestas, los plazos y las prioridades editoriales.
• Redactores: Alinear los contenidos con las estrategias y garantizar su entrega puntual.
• Comercializadores de contenidos: Integrar los esfuerzos de contenidos con estrategias de marketing más amplias.
• Especialistas en comunicación: Aprovechar la herramienta para planificar comunicados de prensa, contactos con los medios y contenidos vinculados a eventos o anuncios, alineando las iniciativas de relaciones públicas con las estrategias generales de mensajería.
• Fotógrafos, diseñadores y especialistas multimedia: Ten en cuenta los plazos y el contexto de los encargos.
• Autónomos y colaboradores externos: Manténgase informado sobre los encargos y los plazos mediante un acceso limitado.

¿Cuáles son las ventajas de un calendario editorial?

Para equipos de medios de comunicación:

• Visión general de la producción de historias: Los redactores jefe reciben una visión global de todo el proceso de producción de contenidos. Esta vista de pájaro les permite supervisar el flujo de trabajo editorial en todas las etapas, identificar cuellos de botella y optimizar la asignación de recursos.
• Mayor coordinación entre periodistas y editores: Al centralizar las asignaciones, hacer un seguimiento del estado de las historias y compartir recursos como notas o activos multimedia, los periodistas y editores pueden trabajar juntos de forma más eficaz en historias complejas. Este enfoque garantiza la entrega puntual, la alineación con los temas clave y las estrategias de la redacción, y la creación de narrativas cohesionadas.
• Producción visual y multimedia racionalizada: Los fotógrafos, diseñadores y especialistas multimedia se benefician de las funciones de asignación del calendario. Pueden ver la fecha de entrega de una noticia y su asignación, recibir el contexto y comprender la estrategia general de contenidos. Esta visibilidad les permite planificar con antelación las tomas, el trabajo de diseño y la creación multimedia. Además, pueden colaborar de forma más eficaz y mantener la coherencia entre varios proyectos, lo que, en última instancia, mejora la calidad y la cohesión de la publicación final.
• Mejor planificación entre plataformas: Para los equipos de medios que publican a través de muchas plataformas diferentes, el calendario permite una visión unificada del estado del contenido en todos los canales. Esto ayuda a garantizar que las historias se publiquen de forma coherente y oportuna en cada plataforma, lo que permite a los equipos optimizar la distribución de contenidos y, en última instancia, aumentar el alcance de la audiencia.
• Estrategia de la redacción: Permite al personal de la redacción alinear los contenidos con los objetivos estratégicos mediante el seguimiento de los temas clave, las percepciones de la audiencia y las prioridades. Esta visión de conjunto garantiza una voz editorial coherente, responde a las necesidades de la audiencia y facilita la toma de decisiones sobre la selección de historias, la asignación de recursos y la distribución de contenidos.

Para equipos de comunicación:

Los equipos de comunicación utilizan calendarios editoriales para planificar material colateral en torno a lanzamientos de productos, eventos mediáticos y campañas estratégicas. Las actualizaciones en tiempo real permiten a los responsables ajustar las prioridades sobre la marcha y garantizar la coherencia de los mensajes en todas las plataformas.

• Alineación de contenidos con campañas estratégicas: Los equipos de comunicación utilizan el calendario para organizar los contenidos en torno a iniciativas, lanzamientos o eventos clave de la marca. Esto permite a todos los departamentos implicados coordinar sus esfuerzos entre plataformas y equipos para maximizar el impacto.
• Información en tiempo real sobre el progreso: El calendario ofrece una instantánea del estado y el progreso de cada historia. Esto garantiza que todas las piezas van por buen camino, lo que permite a los gestores abordar de forma proactiva los posibles retrasos y asignar recursos según sea necesario.
• Mayor colaboración entre equipos: Al centralizar las tareas, los plazos y las especificaciones del proyecto, el calendario facilita la colaboración entre redactores de contenidos, diseñadores, responsables de marketing y especialistas en comunicación.
• Estrategia de comunicación: La herramienta sirve como eje central para implementar y comunicar la estrategia global. Permite a los equipos alinear los contenidos con las campañas estratégicas coordinando las iniciativas clave, los mensajes de la marca y los plazos. Este enfoque centralizado garantiza la coherencia de los mensajes y contribuye a una toma de decisiones eficaz sobre la planificación de contenidos, la asignación de recursos y la ejecución multiplataforma.

¿Cómo es el flujo de trabajo de un calendario editorial?

Un calendario editorial sirve como base de un proceso eficaz de planificación de contenidos, guiando las historias desde el lanzamiento inicial hasta su publicación. En los entornos editoriales, estos calendarios han evolucionado hasta convertirse en completas herramientas de coordinación que reflejan cada fase de la producción de una historia. A continuación se muestra un flujo de trabajo editorial típico dentro de un calendario bien organizado:

Pasos clave de un flujo de trabajo editorial estándar

• Planificación y revisión diarias: En sus reuniones diarias de planificación, los equipos editoriales utilizan el cuadro de mandos del calendario para evaluar las historias más importantes, afinar la programación del día y planificar contenidos a corto y largo plazo en todas las plataformas.
• Registro de historias: Los autores o colaboradores introducen detalles clave como el título, el teaser, el público objetivo y la plataforma propuesta.
• Revisión y aprobación: Los directores o jefes de departamento revisan las propuestas y las aprueban o rechazan en función de las prioridades editoriales. Se añaden detalles adicionales, como plazos, plataformas de publicación y audiencias.
• Asignación de tareas y colaboración: Una vez aprobada una historia, el editor delega la asignación de tareas a través de la herramienta a los equipos pertinentes. Éstos utilizan el calendario para hacer un seguimiento de las tareas asignadas y actualizar su progreso.
• Edición y corrección: Una vez presentado el borrador inicial, comienza el proceso de edición. Se asignan tareas adicionales, como la corrección de pruebas. Estas fases se controlan en el calendario, lo que permite a toda la redacción ver el estado de cada artículo.
• Publicación y revisión final: Una vez finalizado el contenido, los editores lo programan para su publicación en las distintas plataformas. Muchos calendarios editoriales se integran con CMS y herramientas de automatización de la impresión para una publicación fluida.

Si desea conocer más a fondo cómo una redacción organiza sus flujos de trabajo mediante un calendario editorial, consulte nuestro estudio de caso Handelsblatt, «Cómo los principales periódicos económicos de Alemania unificaron su planificación de contenidos impresos y digitales».

¿Cómo mejoran las integraciones un calendario editorial?

Las integraciones hacen que un calendario editorial sea aún más potente. Mejoran la funcionalidad y agilizan los flujos de trabajo. He aquí algunas integraciones clave:

• Integración del correo electrónico: Capture las propuestas e ideas directamente de los correos electrónicos en el calendario, para que no se pierda ninguna idea.
• Integración y exportación de sistemas de gestión de contenidos (CMS): Es posible conectar el calendario a un CMS, como WordPress, para establecer una sincronización de datos bidireccional y sin fisuras. Las historias planificadas en el calendario pueden aparecer automáticamente en el CMS como borradores sin publicar, mientras que las noticias de última hora creadas en el CMS se reflejan en el calendario.
• Fuentes de calendario externas: Obtenga calendarios de fuentes externas (por ejemplo, agencias de noticias u organizadores de eventos) para planificar contenidos en torno a acontecimientos importantes o noticias de última hora.
• Herramientas de colaboración: Comparta automáticamente tareas y actualizaciones en herramientas como Slack o Microsoft Teams. Las historias se pueden compartir con los equipos en tiempo real, lo que permite una rápida retroalimentación y colaboración.
• Sistemas de almacenamiento de archivos: Integre con plataformas como SharePoint, Google Drive o Dropbox para almacenar y acceder a documentos esenciales, archivos multimedia y activos directamente dentro del calendario.
• Herramientas de planificación de impresión: Utilice herramientas especializadas como Papermule (Reino Unido) o PPI (región DACH) para gestionar y organizar la planificación de las ediciones impresas.
• Herramientas de automatización de la impresión: Soluciones como DrEdition de Aptoma agilizan los flujos de trabajo automatizando las tareas de preparación de contenidos para las ediciones impresas.
• Herramientas de automatización del flujo de trabajo: Automatiza las tareas repetitivas, como la importación y exportación de datos, mediante plataformas como Zapier. Estas herramientas pueden conectar calendarios con sistemas de gestión de tareas, plataformas de análisis, etc., garantizando flujos de trabajo fluidos.

Integraciones auxiliares

Las integraciones auxiliares desempeñan un papel crucial para garantizar un acceso seguro y eficaz al calendario editorial. Estas integraciones, como los protocolos de autenticación OAuth y SAML, permiten un acceso seguro mediante el inicio de sesión único (SSO) y otros mecanismos de autenticación.

Mediante la aplicación de estos protocolos, las redacciones pueden mantener la seguridad de los datos confidenciales al tiempo que facilitan el acceso a los miembros autorizados del equipo. Esto no sólo mejora la seguridad, sino que también agiliza el proceso de inicio de sesión.

¿Qué tipos de herramientas de calendario editorial existen?

Herramientas de gestión de proyectos adaptadas a la planificación de contenidos:

Estas herramientas están construidas para gestionar una amplia gama de proyectos, pero pueden adaptarse para flujos de trabajo editoriales y de contenido. Los equipos suelen personalizarlas para gestionar calendarios de contenidos, asignar tareas y realizar un seguimiento de los plazos.

Lo mejor para: Equipos pequeños y medianos que necesitan una forma flexible y de bajo coste para gestionar la producción de contenidos sin requerir características editoriales específicas.

Ventajas

 

• Flexible y personalizable para diversos flujos de trabajo de contenidos
• A menudo más asequible que las herramientas editoriales especializadas
• Interfaz familiar para los equipos que ya utilizan software de gestión de proyectos
• Bueno para la colaboración interfuncional

Desventajas

• Falta de funciones editoriales especializadas
• Puede requerir una personalización significativa para los flujos de trabajo editoriales
• Puede resultar abrumador para los equipos centrados principalmente en los contenidos

Herramientas polivalentes de planificación de contenidos y flujos de trabajo:

Estas herramientas son muy versátiles y soportan una amplia gama de flujos de trabajo más allá de las tareas editoriales, incluyendo marketing, gestión de proyectos y más. Son especialmente populares entre las grandes empresas B2C que gestionan varias marcas y operaciones de marketing complejas. Por ejemplo, Estée Lauder, que supervisa numerosas marcas de belleza y cosméticos, utiliza Wrike para agilizar sus flujos de trabajo creativos. Del mismo modo, gigantes de los bienes de consumo como PepsiCo y Procter & Gamble (P&G) utilizan Sprinklr para gestionar eficazmente sus diversas carteras de marcas.

La amplia adopción de estas herramientas por parte de organizaciones que van desde empresas globales a negocios en crecimiento pone de relieve su adaptabilidad a diferentes sectores y estructuras operativas.

Lo mejor para: Equipos que buscan herramientas generales de planificación de contenidos o marketing que puedan adaptarse al trabajo editorial, las campañas de marketing o la colaboración de equipos más grandes.

Ventajas

• Versátil para gestionar diferentes tipos de contenidos y actividades de marketing
• Potentes funciones de gestión de tareas y automatización de flujos de trabajo
• A menudo se integra bien con otras herramientas de marketing
• Adecuado para equipos que gestionan diversos tipos de contenidos

Desventajas

• Puede carecer de profundidad en las funciones específicas de los medios de comunicación
• Puede ser complejo de configurar para equipos puramente editoriales
• Posibilidad de sobrecarga de funciones si sólo se utiliza para la planificación de contenidos.

Herramientas de calendario editorial específicas para el sector de los medios de comunicación:

Las herramientas de calendario editorial adaptadas al sector de los medios de comunicación ofrecen funciones especializadas que optimizan los flujos de trabajo de las redacciones. Proporcionan un seguimiento flexible del estado de las historias y tareas en múltiples canales, permitiendo flujos de trabajo personalizados que reflejan la compleja naturaleza de las operaciones de los medios de comunicación modernos.

Entre sus principales funciones se encuentran la gestión centralizada de historias, la coordinación de tareas, la gestión integral de recursos tanto para el personal como para los freelancers, la planificación a corto plazo con visualizaciones de intervalos de tiempo adaptables y la planificación estratégica a más largo plazo, por ejemplo, en forma de temas. Gracias a sus amplias posibilidades de integración, estas herramientas permiten a los medios de comunicación gestionar una producción de contenidos rápida y de gran volumen, al tiempo que mantienen la coherencia editorial y optimizan la asignación de recursos en los distintos canales.

Ideal para: Redacciones, revistas, medios de comunicación y grandes equipos de comunicación corporativa que necesitan herramientas especializadas de planificación editorial para coordinar la producción de contenidos entre todos los equipos de la redacción, las noticias de última hora y la publicación multiplataforma.

Ventajas

• Funciones adaptadas a las redacciones y a la producción de grandes volúmenes de contenidos
• Herramientas especializadas para el lanzamiento de historias, los procesos en varias fases y las noticias de última hora
• A menudo incluyen la integración de CMS
• Diseñadas para satisfacer las necesidades específicas de los equipos editoriales

Desventajas

• Pueden ser más caras que las herramientas de uso general
• Pueden tener una curva de aprendizaje más pronunciada para los equipos que no trabajan con medios de comunicación
• Potencialmente menos flexibles para tareas no editoriales

Calendarios editoriales integrados en CMS:

Estas herramientas están estrechamente integradas con un CMS, lo que permite a los usuarios planificar, programar y publicar contenidos directamente desde una interfaz. Esta integración garantiza una sincronización fluida entre la planificación de contenidos y el CMS.

Ideal para: Equipos que utilizan un CMS robusto y que necesitan integrar sus procesos de planificación y publicación en una sola herramienta, reduciendo la necesidad de múltiples sistemas.

Ventajas

• Perfecta integración entre planificación y publicación
• Reduce la necesidad de múltiples herramientas
• A menudo proporciona actualizaciones en tiempo real sobre el estado de los contenidos

Desventajas

• Limitado al CMS específico con el que se integran
• Puede carecer de funciones avanzadas de gestión de proyectos
• Puede resultar difícil colaborar con equipos externos

Principales conclusiones

1. Lo esencial del calendario editorial: Es una herramienta crucial para la planificación, organización y seguimiento de contenidos a través de múltiples canales en redacciones y departamentos de comunicación.
2. Gestión centralizada del flujo de trabajo: Los calendarios agilizan la asignación de tareas, los plazos y los procesos de producción de contenidos, mejorando la colaboración y la eficiencia.
3. Publicación multiplataforma: estas herramientas permiten programar y distribuir contenidos de forma coordinada a través de varios canales, incluidos los medios digitales, impresos y sociales.
4. Alineación de la estrategia de contenidos: La herramienta ayuda a los equipos a priorizar las historias, gestionar las noticias de última hora y alinear el contenido con los objetivos editoriales y de comunicación generales.
5. Funciones y ventajas para el usuario: Desde editores y periodistas hasta comercializadores de contenidos y diseñadores, los calendarios sirven a diversos miembros del equipo, mejorando la coordinación y la productividad.
6. Capacidades de integración: Los calendarios editoriales modernos se integran con CMS, herramientas de colaboración y plataformas de análisis de datos, mejorando la funcionalidad y reduciendo el trabajo manual.
7. Tipos de herramientas: Las opciones van desde herramientas adaptables de gestión de proyectos hasta soluciones especializadas para la industria de los medios de comunicación, atendiendo a diferentes tamaños y necesidades de los equipos.
8. Visibilidad en tiempo real: Los cuadros de mando ofrecen una visión global del estado de los contenidos, lo que ayuda a los equipos a supervisar el progreso y tomar decisiones informadas.
9. Optimización de recursos: Al visualizar las cargas de trabajo y los plazos, los calendarios ayudan a los equipos a asignar recursos de forma eficaz y evitar cuellos de botella.